Estamos asistiendo a un continuo anuncio de recortes en multitud de situaciones; a menudo estos recortes se realizan sin haber hecho un análisis de los procesos que posibilite implementar innovaciones que permitan que, con menos recursos, se puedan ofrecer las mismas prestaciones o casi.
Este post es consecuencia de que la próxima semana empezaré la docencia de la asignatura de “Innovación en procesos” en el Máster en Gestión de la Innovación Empresarial que se imparte en la EAE-OBS. En este largo fin de semana en el que he estado repasando los contenidos y con el diverso aluvión de noticias relacionadas con la economía y la innovación en general, he tenido tiempo para hacerme preguntas que podríamos decir que son “sencillas” pero cuyas respuestas tienen una gran trascendencia.
1) ¿Se ha definido un plan para “innovar en procesos” en todo lo que atañe a los recortes que se están planteando?
Si la respuesta es que no, entonces es para preocuparse seriamente sobre el futuro que nos espera. Esperemos que la respuesta sea SI. La forma en que se desarrollen las diversas actuaciones en un futuro próximo nos dirá si había un plan.
2) ¿Es tan difícil innovar en procesos?
La respuesta es NO, si se hace de forma sistemática. Pero si no hay una metodología entonces no es que sea difícil, es que es imposible que haya innovación.
3) ¿Y qué pasos se requieren para innovar en procesos?
Pues, podemos usar los que definieron, en un lejano 1995, Brandon y Morris en su libro “Reingeniería. Cómo aplicarla con éxito en los Negocios.”.
Estos pasos son:
- Identificar los posibles proyectos.
- Analizar el impacto inicial.
- Seleccionar el esfuerzo y definir el alcance.
- Analizar la información básica del proceso.
- Definir las alternativas, simular nuevos procesos y nuevos flujos de trabajo.
- Evaluar el impacto potencial de los costes y beneficios de cada alternativa.
- Seleccionar la mejor alternativa.
- Implementar la alternativa seleccionada.
- Actualizar la información y la guía básica del nuevo posicionamiento.
Y como ya he expuesto en otros post uno de los pasos más importantes es el que corresponde a la descripción del proceso, para esta fase recomiendo otro instructivo libro de William E. Trischler titulado “Mejora del Valor Añadido en los Procesos”.
Ambas publicaciones no son estrictamente de innovación pero las metodologías que lo que en ellas se desarrolla permiten una comprensión de la situación actual y abren unas interesantes perspectivas para desarrollar innovaciones en proceso.
4) ¿Y cómo generamos soluciones innovadoras para esos procesos?
Para ello una de las metodologías que me gusta por la diversidad de herramientas que plantea es la conocida como TRIZ, que nos define en función del proceso que del queramos reducir su coste una serie de estrategias o “principios inventivos” que nos permitirán focalizar nuestra creatividad a proponer diferentes soluciones “innovadoras”.
Una de las herramientas que se pueden utilizar es la que se denomina “Trimming (recortar)” que consiste en preguntarse: ¿Por qué no eliminamos X? donde X es cualquier etapa del proceso.
A continuación deberemos preguntarnos: ¿Qué funciones se verían afectadas?, ¿son necesarias?, ¿si son necesaria existe otra etapa que pueda realizarlas?
Esta herramienta de eliminar etapas de los procesos a menudo nos pone en evidencia tareas que con el tiempo se han ido añadiendo sin aportar valor, o tareas que ya no tienen sentido porque las tecnologías existentes permiten su automatización (es el caso de la aparición del correo electrónico).
Es necesario, por tanto, que antes de reducir de forma arbitraria y en base a porcentajes los procesos en las organizaciones (incluyendo las Administraciones Públicas) se realice un plan para la “innovación de los procesos” que utilice las metodologías que he propuesto (o cualquier otra que se considere); y especialmente se haga un ejercicio de consecuencias en el que se prevea como afectara a los diversos “grupos de interés”.
Ahora es necesario más que nunca utilizar la “innovación sistemática” para optimizar los recursos disponibles e intentar ofrecer los mismos servicios que hasta ahora. Hay que repensar lo que se hace, como se hace y por qué se hace.
Si innovamos, ganamos todos.
